2. Aufforderung zur Überlassung eines Datenträgers nach „GDPdU“ zur Betriebsprüfung
2.1 Hintergrund
Die Aufforderung zur Überlassung eines Datenträgers nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) für eine Betriebsprüfung ist Thema dieses Artikels. Die GDPdU legen Regeln zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen fest.
2.2 Das Urteil
In einem konkreten Fall wurde eine Partnerschaftsgesellschaft, die ihre Gewinne mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermittelte, vom Finanzamt zur Betriebsprüfung die Überlassung eines Datenträgers gemäß GDPdU beantragt. Obwohl der Einspruch gegen diese Anordnung erfolglos war, entschied das Finanzgericht im Sinne der Klägerin.
Die Revision des Finanzamts wurde vom Bundesfinanzhof abgelehnt. Das Urteil betont, dass die Aufforderung zur Datenträgerüberlassung aufgrund mangelnder Begrenzung des geplanten Datenzugriffs der Klägerin rechtswidrig sei. Selbst wenn die Anforderung sich nur auf aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen beschränkt hätte, wäre sie unverhältnismäßig und rechtswidrig gewesen, da sie keine Einschränkung enthielt, dass der Datenträger nur in den Geschäftsräumen der Klägerin oder im Finanzamt ausgewertet werden darf.
Das Urteil unterstrich, dass eine Vorlageverlangen, das über die in § 147 Abs. 6 AO definierte Befugnis zur Anforderung elektronischer Aufzeichnungen hinausgeht, rechtswidrig ist. Bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG beschränken sich die Zugriffsrechte der Finanzbehörde regelmäßig auf Unterlagen, die für das Verständnis und die Überprüfung der relevanten steuerlichen Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind.
Die Aufforderung des Finanzamts überschritt jedoch die Befugnisgrenzen von § 147 Abs. 6 AO. Sie war ebenfalls unverhältnismäßig, da beabsichtigt wurde, außerhalb der Geschäftsräume der Klägerin und des Finanzamts auf die Daten zuzugreifen und diese auszuwerten.
Die Rechtmäßigkeit solcher Aufforderungen muss demnach im Sinne des Steuergeheimnisses und des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit geprüft werden. Eine missbräuchliche Nutzung geschützter Daten muss ausgeschlossen sein, auch in Bezug auf den Schutz vor unbefugtem Zugriff außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen oder des Finanzamts.
Fazit
Das Urteil verdeutlicht die rechtlichen Anforderungen bei der Aufforderung zur Überlassung eines Datenträgers nach GDPdU für Betriebsprüfungen. Es betont die Bedeutung der Begrenzung des Datenzugriffs und -verwendung sowie die Einhaltung des Prinzips der Verhältnismäßigkeit. Unternehmen sollten bei diesen Aufforderungen ihre Rechte und Pflichten im Hinblick auf Datenschutz und Steuergeheimnis sorgfältig prüfen.