Die Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 37b EStG ermöglicht es Arbeitgebern, Sachbezüge für Arbeitnehmer mit einem festen Pauschalsteuersatz von 30 % zu besteuern. Diese Regelung ist eine Ausnahme zur normalen Besteuerung von Sachzuwendungen nach § 40 EStG, die nur in besonderen Fällen eine Pauschalierung erlaubt.
In diesem Fachwissens-Beitrag wird insbesondere auf die Pauschalierung von Belohnungsessen, Incentive-Reisen und ähnlichen Sachbezügen nach § 37b Abs. 2 EStG eingegangen.
I. Allgemeines zur Pauschale nach § 37b EStG
Gemäß § 37b Abs. 2 EStG können Sachbezüge für Arbeitnehmer pauschal mit einem Steuersatz von 30 % besteuert werden. Die pauschale Lohnsteuer ist in der Lohnsteuer-Anmeldung unter der Kennzahl 44 anzugeben. Dies ermöglicht eine Vereinfachung gegenüber der individuellen Versteuerung der Sachzuwendungen.
Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer erhält einen Kugelschreiber im Wert von 2.000 € als Geschenk. Der Arbeitgeber kann die Pauschale nach § 37b Abs. 2 EStG anwenden und pauschal 30 % Steuern in Höhe von 600 € abführen.
Die pauschalbesteuerten Zuwendungen bleiben bei der Ermittlung der Einkünfte des Arbeitnehmers außer Ansatz, sodass sie nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung übermittelt werden.
II. Pauschalierung nach § 37b Abs. 2 EStG
Die Pauschalierung von Sachzuwendungen erfolgt ohne die verschärften Mitteilungspflichten, die für laufendes Arbeitslohn gelten. Die Entscheidung zur Pauschalierung ist bis zum 28. Februar des Folgejahres zu treffen, auch wenn der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres ausscheidet.
Wurden Sachzuwendungen bisher individuell besteuert, ist eine nachträgliche Pauschalierung nicht mehr möglich.
III. Mitteilungspflicht des Zuwendenden
Die Sachzuwendungen bleiben als Zuwendungsempfänger bei der Ermittlung der Einkünfte außer Ansatz. Die Unterrichtung des Empfängers kann formlos erfolgen.
IV. Abgrenzung der verschiedenen Arten von Mahlzeiten
Die Steuerung der Mahlzeiten ist differenziert zu betrachten. Ein Belohnungsessen mit einem Wert von bis zu 60 € ist steuerfrei. Geschäftliche Bewirtungen und Mahlzeiten aus besonderem Anlass können ebenfalls steuerfrei sein.
Eine Pausalbesteuerung von Mahlzeiten nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG ist möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
V. Incentive-Reise
Incentive-Reisen sind Reisen zur Belohnung oder Motivation von Geschäftspartnern oder Arbeitnehmern. Bei einer Incentive-Reise sind die Bewirtungskosten miteinzubeziehen.
VI. Ähnliche Sachbezüge
Die Pausalbesteuerung nach § 37b EStG ist nur für Sachbezüge an Arbeitnehmer möglich, die zusätzlich zum unverschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
VII. Höchstbetrag
Gemäß § 37b Abs. 1 Satz 3 EStG werden die Beträge von 10.000 € auf die Bruttoaufwendungen angewendet und dabei in einen Höchstbetrag und eine Höchstgrenze versetzt:
- Höchstbetrag: Der Höchstbetrag nach § 37b Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 EStG gilt für die Leistungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr. Das bedeutet, dass alle Zuwendungen, die ein Arbeitnehmer in einem Wirtschaftsjahr von einem Arbeitgeber erhält und zusammen den Betrag von 10.000 € nicht überschreiten, für eine Pausschalbesteuerung nach § 37b EStG in Frage kommen.
Beispiel 10: Arbeitnehmer K erhält im Jahr 2023 im Januar, Juni und November jeweils eine Kiste Wein im Wert von 4.000 € als Geschenk. Für die drei Zuwendungen im Wert von jeweils 4.000 € gilt § 37b EStG. Nicht nur die ersten beiden Zuwendungen können pauschalbesteuert werden, sondern auch die Hälfte der Einnahmen für die dritte Zuwendung (2.000 €) müssen in die Pauschalbesteuerung einbezogen werden. Insgesamt können auch 10.000 € (2 x 4.000 € + 2.000 €) pauschalbesteuert werden.
- Höchstgrenze: Der Höchstbetrag nach § 37b Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 EStG gilt für die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung. Das bedeutet, dass eine einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 € nicht überschreiten darf, um für eine Pausalbesteuerung nach § 37b EStG in Frage zu kommen.
Beispiel 11: Der Arbeitnehmer K erhält einen Pkw im Wert von 20.000 € von seinem Arbeitgeber als Geschenk. Für diese Zuwendung im Wert von 20.000 € ist § 37b EStG nicht anwendbar, da die Höchstgrenze nach § 37b Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 EStG von 10.000 € überschritten ist.
Wird die Höchstgrenze für eine Zuwendung überschritten, ist es dennoch möglich, andere Zuwendungen an denselben Zuwendungsempfänger im Rahmen des § 37b Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 ich. V. mit Abs. 2 EStG pauschal zu besteuern.
Beispiel 12: Arbeitnehmer K bekommt im Jahr 2023 von seinem Arbeitgeber drei Zuwendungen im Wert von 3.000 €, 5.000 € und 12.000 €. Die Aufwendungen für die Einzelzuwendung im Wert von 12.000 € können nicht nach § 37b EStG pauschal besteuert werden. Allerdings können die Aufwendungen für die beiden anderen Einzelzuwendungen von insgesamt 8.000 € pauschalbesteuert werden.
Hinweis: Bei betrieblich veranlassten Sachzuwendungen an nahe stehende Personen eines Geschäftsfreunds oder Arbeitnehmers, bei denen der Geschäftsfreund oder Arbeitnehmer selbst Zuwendungsempfänger ist, ist die Prüfung des Höchsts zu beachten (BMF, Schreiben v. 19.5.2015, aaO, Rz. 21).
VIII. Sozialversicherungspflicht der Sachbezüge
Die Sozialversicherungsfreiheit der pauschalbesteuerten Bezüge ist in § 1 Abs. 1 Nr. 2 und 3 SvEV geregelt, jedoch wird in diesem Abschnitt nur auf § 40 EStG Bezug genommen. Wenn auch § 37b EStG für Sachbezüge angewendet wird, unterliegen diese Bezüge einer Sozialversicherungspflicht bei den Arbeitnehmern.
Die Pauschalierung nach § 40 EStG bietet nicht nur den Vorteil des günstigen Steuersatzes, sondern insbesondere auch die Sozialversicherungsfreiheit nach § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV. Allerdings ist Vorsicht geboten, da bereits durch das 5. SGB IV-ÄndG § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV wurde geändert. Eine Pausalversteuerung von Betriebsveranstaltungen führt nur bis zum Ende des Abrechnungszeitraums am 28.2. des Folgejahres zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.
Werden diese Bezüge jedoch erst nach dem 28.2. des Folgejahres, also nach dem Verstreichen des Abrechnungszeitraums und der Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung, pauschal versteuert, etwa weil der Arbeitgeber eine Rechnung für eine Betriebsveranstaltung (z. B. für die Weihnachtsfeier) erst im März des Folgejahres erhält, so sind diese Bezüge beitragspflichtig in der Sozialversicherung.
Hinweis: Das LSG Niedersachsen-Bremen vertritt diese Meinung nicht und hat mit Urteil vom 24.3.2022 (Az. L 12 BA 3/20) diese Verfahrensweise zurückgewiesen. Das BSG hat unter dem Az. B 12 BA 3/22 R im Revisionsverfahren über die Rechtmäßigkeit zu entscheiden.
IX. Fazit
Sachbezüge an Arbeitnehmer wie Incentive-Reisen und ähnliche Sachbezüge werden in der Regel pauschaliert, um die Steuerlast seitens des Arbeitgebers zu übernehmen.
Bei Bewirtungen sollte stets an die zahlreichen steuerlichen Besonderheiten gedacht werden. Es empfiehlt sich, bei komplexem steuerlichen Sachverhalten einen qualifizierten Steuerberater zu Rate zu ziehen, um mögliche Risiken und Fallstricke zu vermeiden. Die Regelungen zu Sachbezügen und Pauschalierungen sind komplex und können je nach Einzelfall unterschiedlich angewendet werden, weshalb eine individuelle Beratung sinnvoll ist.
Haftungsausschluss: Die hier bereitgestellten Informationen dienen nur der allgemeinen Orientierung und sollten nicht als professionelle Finanz-, Rechts- oder Steuerberatung verstanden werden. Konsultieren Sie immer einen qualifizierten Fachmann, bevor Sie finanzielle Entscheidungen treffen.